Die Lücke genau benennen
Notiere, welcher Vorgang betroffen ist: Anbieter, vermuteter Zeitraum, vorhandener Zahlungsnachweis und die offene Frage. Kennzeichne Beträge als ungeprüft, wenn das Original fehlt.
In einer festen Reihenfolge suchen
- Postfach und Spamordner auf Rechnungsnachrichten prüfen.
- Kundenportal und Downloadordner kontrollieren.
- Bereits abgelegte Originale auf abweichende Dateinamen prüfen.
- Beim Anbieter eine Kopie der Originalrechnung anfordern.
- Bis zur Klärung den Fall in der offenen Liste belassen.
Du siehst eine Zahlung an einen Softwareanbieter, findest aber das PDF nicht. Die Abbuchung ist ein Anhaltspunkt für die Suche. Sie beantwortet nicht automatisch, welche Leistung verrechnet wurde und ob eine passende Rechnung vorliegt.
Keinen zweiten Beleg daraus machen
Wenn du die Rechnung später findest, ordne sie dem vorhandenen offenen Vorgang zu. Prüfe Anbieter, Belegnummer und Betrag, bevor du einen zusätzlichen Datensatz anlegst. So vermeidest du eine doppelte Übergabe aus Postfach und Download.
Eigenbeleg nicht pauschal als Ersatz behandeln
Das USP beschreibt Ausnahmen für Eigenbelege nur unter bestimmten Voraussetzungen, insbesondere wenn nach der Art der Ausgabe kein Fremdbeleg erhältlich ist. Ein fehlendes PDF rechtfertigt deshalb nicht automatisch einen Ersatzbeleg. Kläre den konkreten Fall mit deiner Steuerberatung.
Fachliche Grundlage, geprüft am 07.10.2026: USP: Belegnachweis. Allgemeine Orientierung, keine individuelle Steuerberatung.
Offene Fragen trotzdem geordnet übergeben
Trenne geprüfte Datensätze von der Liste noch fehlender Originale. So kann deine Kanzlei gezielt rückfragen. BelegHelfer ist kein zugesagter automatischer Suchdienst für Postfächer und Portale; der Originalvergleich bleibt Teil deiner Vorbereitung.