Lege zuerst den Zeitraum fest und stimme mit deiner Steuerberatung ab, welche Dateien sie benötigt. Sammle die zugehörigen Originalbelege, prüfe deine erfassten Angaben und halte fehlende Unterlagen oder unklare Vorgänge separat fest. Jeder Eintrag sollte zum passenden Original führen.
Eine Rechnung liegt im Postfach, die nächste im Kundenportal. Dazu kommt eine Kartenabbuchung, deren Beleg du noch suchst. Vor der Übergabe brauchst du einen Überblick darüber, was vorhanden ist, was geprüft wurde und welche Fragen offenbleiben. Dieser Ablauf hilft dir dabei, unabhängig davon, ob du eine Tabelle oder eine App verwendest.
Eine Übergabe, die sich zuordnen lässt.
Fiktives OrganisationsbeispielOkt-001 · Büromaterial
Rechnung und Übersicht tragen dieselbe Referenz.
Angaben am Original geprüftOkt-002 · Softwarezahlung
Die Originalrechnung fehlt. Anfrage und nächster Schritt sind notiert.
Original angefordertDie Darstellung erklärt einen manuellen Ablauf. Sie zeigt keinen BelegHelfer-Export und keine steuerliche Freigabe.
1. Kläre Zeitraum, Format und Übertragungsweg
Frag vor dem Zusammenstellen nach dem gewünschten Ablauf. Eine Kanzlei arbeitet mit einem Uploadportal, eine andere benötigt bestimmte Dateien oder eine bestimmte Benennung. Eine beliebige CSV-Datei lässt sich nicht automatisch in jedes Buchhaltungssystem übernehmen.
Diese kurze Anfrage kannst du dafür verwenden:
Ich bereite die Unterlagen für Oktober 2026 vor. Welche Originaldateien und Daten benötigt ihr, wie sollen offene Fragen gekennzeichnet sein und über welchen Weg soll ich euch alles übermitteln?
2. Verbinde jeden Eintrag mit seinem Original
Gib jedem Vorgang eine eindeutige Referenz, etwa „Okt-001“. Verwende dieselbe Referenz in deiner Übersicht und bei der zugehörigen Datei. Behalte die erhaltene Originaldatei; zusätzliche Benennungen oder Ordner dienen deiner Organisation.
Vergleiche vor der Übergabe Anbieter, Belegnummer, Belegdatum, Gesamtbetrag und Währung mit dem Dokument. Bei mehreren Seiten prüfst du, ob alle Seiten vorhanden sind. Eine Datei aus dem Postfach und derselbe Download aus dem Kundenportal gehören zum selben Vorgang.
| Referenz | Original | Prüfstand | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Okt-001 | Rechnung für Büromaterial | Angaben verglichen | In die abgestimmte Übergabe aufnehmen |
| Okt-002 | Software-Rechnung fehlt | Kartenabbuchung vorhanden | Original beim Anbieter anfordern |
| Okt-003 | Rechnung vorhanden | Betriebliche Zuordnung unklar | Frage mit Dokumentreferenz übergeben |
3. Halte Rückfragen so fest, dass sie beantwortbar sind
„Bitte prüfen“ sagt wenig darüber aus, was unklar ist. Notiere den betroffenen Vorgang, die vorhandenen Informationen und deine konkrete Frage. Trenne eine ungeprüfte Vermutung von einer Angabe, die du am Original kontrolliert hast.
Beispiel für deine offene Liste:
Okt-002 · Softwareanbieter · Kartenabbuchung am 22.10.2026: 29,00 € · Rechnung im Portal noch nicht gefunden, am 28.10. angefordert. Frage: Soll ich den Fall bis zur Nachreichung separat übermitteln?
Eine bestätigte Zahlung ersetzt keine fehlende Information über die verrechnete Leistung. Ergänze deshalb keinen geratenen Steuersatz und keine erfundene Kategorie. Wie ein unvollständiger Fall behandelt wird, klärst du mit deiner Steuerberatung.
4. Prüfe dein Paket vor dem Senden
Öffne einige Dateien direkt aus deiner Übergabe und kontrolliere die Verweise in der Übersicht. Ist der Zeitraum eindeutig? Sind offene Fälle erkennbar? Kann die empfangende Person die Unterlagen über den vereinbarten Weg öffnen?
Nutze dafür den Beleg-Übergabe-Check auf dieser Seite. Er hilft dir, deine nächsten Prüfschritte festzuhalten. Er untersucht keine hochgeladenen Dateien und beurteilt keine steuerliche Richtigkeit.
Dein Belegpaket.
Was ist noch offen?
Hake ab, was du bereits geprüft hast. Du erhältst eine Liste der nächsten Prüfschritte und kannst deine Checkliste herunterladen.
Du lädst keine Belege hoch. Deine Auswahl wird nicht gespeichert oder übertragen. Diese Checkliste bewertet weder deine Dateien noch deren steuerliche Richtigkeit.
Deine offenen Prüfpunkte
- Nutze die sechs Punkte oben als Checkliste.
Beim Weitergeben wird nur der Link zur öffentlichen Checkliste geteilt, nicht deine Auswahl.
Du möchtest deine Belege künftig mit BelegHelfer vorbereiten? Kostenfrei für eine E-Mail zum Start vormerken. Noch kein Produktzugang; Preise und Starttermin stehen nicht fest.
Häufige Fragen zur Übergabe
Soll ich warten, bis jede Frage geklärt ist?
Stimme mit deiner Kanzlei ab, wie offene Fälle und Nachreichungen behandelt werden. Dokumentiere bei einer Nachreichung die ursprüngliche Referenz, damit derselbe Vorgang nicht doppelt erfasst wird.
Reicht eine Tabelle mit Beträgen?
Eine Übersicht erleichtert die Zuordnung. Welche Belege, Nachweise und Daten zusätzlich benötigt werden, hängt vom vereinbarten Ablauf und vom konkreten Vorgang ab.
Was hilft mir im nächsten Monat?
Nutze dieselben Referenzen und Prüfschritte erneut. Mit der Monatscheckliste für deine Belegvorbereitung hältst du den Ablauf fest. Eine ausführlichere Suchreihenfolge findest du unter fehlende Belege klären.
Du möchtest deine PDF-Belege künftig mit BelegHelfer vorbereiten?
Geplant ist ein Ablauf vom KI-Datenentwurf über deinen Vergleich mit dem Original bis zur Bestätigung für den verfügbaren Export. Welches Format deine Kanzlei übernimmt, stimmst du mit ihr ab.
Jetzt unverbindlich voranmelden
Die Web-App ist in Vorbereitung. Die kostenfreie Voranmeldung informiert dich per E-Mail über den Start; sie gibt keinen sofortigen Zugang und löst kein kostenpflichtiges Abo aus.
Häufige Fragen
Welches Dateiformat braucht meine Steuerberatung?
Das hängt vom System und Ablauf deiner Kanzlei ab. Kläre vorab, ob Originaldateien, PDF, CSV, ZIP oder ein bestimmter Import benötigt werden.
Was mache ich mit fehlenden oder unklaren Belegen?
Markiere sie als offen und ergänze eine kurze Frage. Erfinde keine Kategorie oder Zuordnung, nur damit die Liste vollständig aussieht.
Hat BelegHelfer eine direkte DATEV- oder BMD-Schnittstelle?
Für BelegHelfer ist derzeit keine direkte DATEV- oder BMD-Schnittstelle zugesagt. Exporte müssen mit dem Arbeitsablauf der jeweiligen Kanzlei abgestimmt werden.