Prüfe vor jeder monatlichen Übergabe, ob deine Originale vorhanden und lesbar sind, die erfassten Angaben zum Beleg passen und offene Fälle nachvollziehbar dokumentiert wurden. Die Checkliste begleitet deine Vorbereitung für Buchhaltung oder Steuerberatung.
Trage deinen Zeitraum ein und hake die Punkte ab, die du tatsächlich geprüft hast. Ein ungeklärter Vorgang bleibt mit einer konkreten Frage sichtbar. Du musst ihn nicht durch eine Vermutung vervollständigen.
Zeitraum: ____________________ Geprüft am: ____________________
Die Häkchen bleiben nur für diese Seitenansicht. Es wird nichts übertragen oder gespeichert. Für den nächsten Monat die Seite neu laden.
So sieht ein vorbereiteter Monat aus
Das folgende Beispiel zeigt fiktive Vorgänge für Oktober 2026. Es veranschaulicht deine Organisation und legt keine steuerliche Behandlung fest.
Dokument öffnen und mit deiner Übersicht vergleichen.
Vorhandene Informationen und nächsten Schritt festhalten.
Geprüfte Angaben und offene Fälle erkennbar übergeben.
| Vorgang | Was du vorfindest | Was du festhältst |
|---|---|---|
| Büromaterial · 36,00 € | PDF-Rechnung und zugehörige Zahlungsinformation liegen vor. | Angaben am Original verglichen; Dokumentreferenz Okt-001. |
| Software · 29,00 € | Kartenabbuchung vom 22.10.; Rechnung fehlt. | Okt-002: Original am 28.10. angefordert; Betrag stammt aus der Abbuchung, Rechnungsangaben ungeprüft. |
| Fachliteratur · 48,00 € | Rechnung vom 27.10.; Zahlung laut vorhandener Information noch offen. | Okt-003: Rechnungsdatum dokumentiert; keinen Zahlungszeitpunkt ergänzt. |
Im dritten Fall bleibt die Rechnung in deiner Übersicht auffindbar. Du setzt nicht einfach das Rechnungsdatum als Zahlungsdatum ein. Das USP beschreibt für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung grundsätzlich die Erfassung nach dem tatsächlichen Zahlungsfluss und nennt Ausnahmen, etwa für Abschreibungen. [1]
Diese Notiz kannst du für offene Fälle übernehmen
Referenz: Okt-002
Anbieter/Vorgang: Softwarezahlung
Vorhanden: Kartenabbuchung vom 22.10.2026 über 29,00 €
Fehlt oder unklar: Originalrechnung
Bereits erledigt: Postfach und Portal geprüft, Rechnung angefordert
Nächster Schritt: Nachreichen und mit derselben Referenz kennzeichnen
Wenn die Rechnung eintrifft, ergänze den bestehenden Vorgang. Prüfe zuerst, ob sie bereits unter einem anderen Dateinamen erfasst wurde. So bleibt die Nachreichung zuordenbar.
Wann kannst du die Checkliste abschließen?
Wenn die vereinbarten Unterlagen vorbereitet und die verbleibenden Fragen dokumentiert sind, kannst du die Übergabe nach dem mit deiner Kanzlei abgestimmten Ablauf durchführen. Ob ein offener Fall vorab geklärt werden muss, hängt vom konkreten Vorgang und euren Vereinbarungen ab.
Für die Abstimmung findest du im Leitfaden zur Übergabe an die Steuerberatung ein Formulierungsbeispiel. Bei fehlenden Originalen hilft dir die Suchreihenfolge für fehlende Belege.
Für den nächsten Monat wiederverwenden
Drucke die Checkliste aus oder verwende sie erneut für deinen nächsten Zeitraum. Offene Fälle übernimmst du mit ihrer ursprünglichen Referenz.
Wenn du über den Start der BelegHelfer-Web-App informiert werden möchtest, kannst du dich kostenfrei und unverbindlich voranmelden. Die Vormerkung gibt keinen sofortigen Produktzugang und löst kein kostenpflichtiges Abo aus.
[1] Unternehmensserviceportal: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, aktualisiert am 01.01.2026, abgerufen am 28.10.2026.
Die Checkliste ist eine Organisationshilfe. Sie ersetzt weder gesetzlich erforderliche Aufzeichnungen noch eine individuelle steuerliche Beurteilung. Tabellen und Monatsfall sind fiktive redaktionelle Beispiele.