Warum ein PDF allein nicht reicht
In einer Datei können Rechnungsbetrag, Teilbeträge, eine Kundennummer und mehrere Daten nebeneinander stehen. Beim Übertragen in eine Tabelle ist deshalb nicht nur das Tippen die Arbeit, sondern die Auswahl der richtigen Angabe.
Diese Angaben zuerst vergleichen
- Anbieter: Passt der Name zur ausstellenden Stelle?
- Belegdatum: Wurde ein anderes Datum oder ein Leistungszeitraum übernommen?
- Gesamtbetrag: Handelt es sich um den Gesamtbetrag, einen Teilbetrag oder eine Zwischensumme?
- Währung: Gehört die Währung wirklich zum gewählten Betrag?
- Belegnummer: Ist sie auf dem Original vorhanden und richtig zugeordnet?
Auf einer Beispielrechnung steht eine Zwischensumme von 30,00 € und ein Gesamtbetrag von 36,00 €. Wenn dein Entwurf 30,00 € als Gesamtbetrag zeigt, korrigiere ihn. Leite aus einer einzelnen Zahl keine steuerliche Behandlung ab.
Fehlende Angaben offen lassen
Ein leeres Feld ist besser als eine erfundene Nummer. Notiere, was fehlt, und prüfe weitere Seiten oder den ursprünglichen Download. Wenn die Originaldatei unlesbar ist, fordere eine lesbare Fassung an.
Wo BelegHelfer ansetzt
BelegHelfer bereitet Angaben aus unterstützten PDF-Belegen vor. Du prüfst den Entwurf am Original, korrigierst bei Bedarf und bestätigst ihn für den verfügbaren Export. Eine bestimmte Zeitersparnis oder fehlerfreie Erkennung wird nicht versprochen.
Den Review-Ablauf ansehen oder mit dem Praxisleitfaden zur Digitalisierung deine Originale vorbereiten.
Vor der Übergabe noch einmal abgleichen
Prüfe, ob deine Liste je Datensatz zum richtigen Original führt. Markiere offene Fälle und kontrolliere den Zeitraum. Wie die Daten übernommen werden können, klärst du vorab mit der Kanzlei.