Alles drauf?
Fotografiere oder scanne Vorder- und Rückseite vollständig, ohne abgeschnittene Ränder, Schatten oder Unschärfe.
Ratgeber für Selbstständige in Österreich
Belege digitalisieren.
Ohne falsche Sicherheit.
Du brauchst keinen perfekten Papierstapel. Du brauchst lesbare Belege, geprüfte Daten und eine Ablage, in der du alles wiederfindest.
Kurz gesagt: Erfasse den ganzen Beleg scharf, prüfe Händler, Datum und Betrag und bewahre ihn geordnet und reproduzierbar auf. Ein Scan allein ist noch kein rechtssicheres Archiv.
Illustration · fiktive Beispieldaten
CAFÉ MORGEN
Business-Lunch 18,00
Getränk 6,80
Wien · 09.09.2026
Business-Lunch 18,00
Getränk 6,80
GESAMT EUR 24,80
DEIN KURZER CHECK
Passt das so?
HändlerCafé Morgen
Betrag24,80 €
KategorieBewirtung
Scan ≠ ArchivErfassen ist nur Schritt eins.
Dein einfacher Ablauf
Erst lesbar.
Dann brauchbar.
Drei kleine Kontrollen sparen dir später die große Suchaktion. Du behältst dabei immer das letzte Wort.
Stimmen die Daten?
Vergleiche Händler, Datum, Gesamtbetrag und Kategorie kurz mit dem Original. Vorschläge sind keine Fakten.
Findest du ihn wieder?
Ordne Beleg und Daten einem Zeitraum oder Vorgang zu. Halte offene Fälle sichtbar, statt sie wegzusortieren.
Österreich · Aufbewahrung
Meist sieben Jahre.
Nicht einfach sieben Ordner.
Geschäftsunterlagen und Belege sind in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Für einzelne Fälle gelten längere Fristen.
Ein USB-Stick macht noch kein Archiv.
Das USP erläutert die elektronische Aufbewahrung: Eine vollständige, geordnete und originalgetreue Wiedergabe muss während der gesamten Frist möglich sein. Ein Scan allein erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch.
Quelle: USP, Aufbewahrungspflicht ↗Eine digitale Ablage, die du wiederfindest
Digitalisieren beginnt mit dem Original und endet nicht beim Scan. Richte einen Ablauf ein, der lesbare Dateien, nachvollziehbare Daten und offene Fragen verbindet. Die folgenden Schritte sind eine allgemeine Organisationshilfe und keine zugesagten App-Funktionen.
1. Quellen vollständig einsammeln
Prüfe Postfach, Kundenportale, Downloadordner und deine Papierablage. Lade vorhandene PDF-Rechnungen in ihrer ursprünglichen Fassung herunter. Für Papierbelege erstellst du zuerst eine vollständig lesbare Arbeitskopie. Fotografiere nötige Rückseiten und erfasse alle relevanten Seiten.
2. Qualität vor Datenübernahme prüfen
Öffne jede Datei. Sind Anbieter, Datum, Beträge und Währung lesbar? Stimmen Seitenzahl und Reihenfolge? Wenn eine Stelle fehlt, fordere eine vollständige Fassung an. Aus einem unscharfen Scan wird durch Übertragung in eine Tabelle keine verlässliche Information.
Beispiel: eine zweiseitige Rechnung
Auf Seite eins stehen Anbieter und Positionen, auf Seite zwei der Gesamtbetrag. Lege beide Seiten zusammen ab und prüfe den Gesamtbetrag auf der richtigen Seite. Eine einzelne Seite kann eine falsche Zwischensumme nahelegen.
3. Ein eindeutiges Zuordnungsschema festlegen
Verwende einen stabilen Bezug zwischen Datei und Datensatz. Ein mögliches eigenes Dateischema ist 2026-10-07_Anbieter_Belegnummer.pdf. Wenn die Belegnummer fehlt, nutze eine interne Kennung und kennzeichne sie als solche. Überschreibe dabei keine andere Originaldatei und verändere nicht den Inhalt der Rechnung.
4. Dubletten erkennen
Eine Rechnung kann als Anhang und als Download auftauchen. Vergleiche Anbieter, Nummer, Datum und Betrag. Zwei Dateien bedeuten nicht automatisch zwei Ausgaben. Entscheide erst nach dem Vergleich, ob es sich um denselben Vorgang handelt.
5. Den Datensatz am Original prüfen
Kontrolliere Anbieter, Belegdatum, Gesamtbetrag und Währung. Halte fehlende Angaben offen. Für die E/A-Rechnung kommt der tatsächliche Zahlungszeitpunkt hinzu; er ist nicht automatisch aus dem Rechnungsdatum ableitbar. Steuerliche Sonderfälle und Privatanteile klärst du getrennt.
6. Offene Fälle sichtbar lassen
Eine eigene Fragenliste verhindert, dass unklare Belege wie fertig geprüfte Datensätze wirken. Notiere pro Fall die interne Zuordnung, die offene Frage und den nächsten Schritt. So können du und deine Kanzlei die Klärung nachvollziehen.
7. Übergabe und Aufbewahrung getrennt organisieren
Stimme Format und sicheren Übertragungsweg mit der Kanzlei ab. Prüfe stichprobenartig, ob der Originalbeleg vom Datensatz aus auffindbar ist. Eine erfolgreich gesendete Datei oder ein Export ersetzt kein geeignetes Aufbewahrungsverfahren.
8. Sicherungen tatsächlich ausprobieren
Eine Sicherung ist nur brauchbar, wenn du Dateien wieder öffnen kannst. Prüfe regelmäßig an einer Kopie, ob relevante Dokumente vollständig lesbar wiederhergestellt werden können. Entsorge Papieroriginale nicht allein deshalb, weil eine digitale Arbeitskopie vorhanden ist.
Bei den Aufbewahrungsfristen gibt es Ausnahmen. Lege sie anhand deiner konkreten Situation mit deiner Steuerberatung fest.
Fachliche Grundlage, geprüft am 07.10.2026: USP: Aufbewahrungspflicht. Für die E/A-Rechnung: USP: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Was BelegHelfer dabei tun soll
Der klare Weg
vom PDF zum geprüften Entwurf.
BelegHelfer bereitet Angaben aus unterstützten PDF-Belegen vor. Du prüfst und korrigierst den Entwurf am Original und bestätigst die Daten für den verfügbaren Export. Zum Start nutzt du die Web-App im Browser. Eine iOS Companion App ist für später geplant. Eine Archivzertifizierung oder steuerliche Beurteilung wird nicht versprochen.
Produktgrenze: BelegHelfer hilft dir, Belege vorzubereiten. Welche Originale du wie lange und in welchem System aufbewahren musst, klärst du anhand deiner konkreten Situation – im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Kurz geklärt
Häufige Fragen
Kann ich das Papieroriginal nach dem Scannen wegwerfen?
Nicht pauschal. Die elektronische Aufbewahrung muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen; ein einfacher Scan allein reicht dafür nicht automatisch. Kläre Sonderfälle mit deiner Steuerberatung.
Reicht ein Foto vom Beleg?
Ein vollständiges, scharfes Foto ist eine gute Arbeitskopie. Ob es die rechtliche Aufbewahrung erfüllt, hängt zusätzlich von deinem Verfahren und Speichersystem ab.
Was übernimmt BelegHelfer?
BelegHelfer bereitet Angaben aus unterstützten PDF-Belegen vor. Du vergleichst den Entwurf mit dem Original, korrigierst bei Bedarf und bestätigst die Daten für den verfügbaren Export. Zum Start gibt es die Web-App für österreichische Selbstständige und EPU. Eine iOS Companion App ist für später geplant. BelegHelfer ist keine Archivlösung und ersetzt keine Steuerberatung.
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Ein Thema erledigt.
Zwei liegen schon bereit.
Web-App zum Start · Österreich
Sammeln. Prüfen.
Geordnet weitergeben.
Die Web-App für österreichische Selbstständige und EPU ist in Vorbereitung. Eine iOS Companion App ist für später geplant. Melde dich kostenfrei und unverbindlich für den Start der Web-App vor.
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