Digitale Kassenbelege in Österreich: Was sich seit Oktober 2026 geändert hat

Für deine Belegvorbereitung als EPU ist vor allem wichtig, dass du einen erhaltenen digitalen Beleg anschließend wiederfindest und dem richtigen Vorgang zuordnen kannst. Ob du ihn per E-Mail erhältst oder an der Kassa abrufst: Prüfe noch beim Übernehmen, ob das Dokument tatsächlich zugänglich ist.

Was die digitale Mitnahme an der Kassa ermöglicht

Nach den WKO-Informationen kann ein Betrieb den Beleg neben der direkten Übermittlung auch über eine Bildschirmanzeige oder einen QR-Code bereitstellen. Der Beleg muss unmittelbar nach der Barzahlung erstellt und signiert werden und ohne Ortswechsel ausreichend lange zugänglich sein. [2]

Wenn du einen QR-Code zum Abruf verwendest, sieh dir das Ergebnis an. Öffnet sich der erwartete Beleg? Stimmen Anbieter, Datum und Betrag mit deinem Einkauf überein? Ein gespeichertes Foto des Codes verschafft dir noch keinen Überblick über den Dokumentinhalt.

So übernimmst du einen digitalen Beleg in deine Ablage

1. Öffne den bereitgestellten Beleg. Prüfe, ob der Inhalt lesbar und vollständig angezeigt wird.
2. Speichere die bereitgestellte Datei, wenn ein Download angeboten wird. Verlasse dich für deine Arbeitsablage nicht allein auf einen offenen Browser-Tab.
3. Vergib eine nachvollziehbare Referenz. Verbinde den Beleg mit deinem Einkauf oder deiner Zahlung. Übernimm keine ungeprüften Angaben aus einer automatischen Erkennung.
4. Suche nach einer bereits vorhandenen Fassung. Derselbe Einkauf kann zusätzlich als E-Mail-Beleg eintreffen. Vermeide eine doppelte Übergabe.
5. Halte Zugriffsprobleme fest. Wenn sich der Beleg nicht öffnen lässt, frage direkt im Betrieb nach einer zugänglichen Fassung.

Kannst du weiterhin einen Papierbeleg verlangen?

Ja. Laut WKO besteht dieses Recht direkt beim Bezahlvorgang und nachträglich bis zum Geschäftsschluss desselben Tages. [2]

Welche Fragen die Änderung offenlässt

Die erleichterte digitale Mitnahme beantwortet nicht automatisch, ob deine gesamte Ablage die Anforderungen an Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit erfüllt oder wie eine einzelne Ausgabe steuerlich zu behandeln ist. Aus einem erfolgreichen Download solltest du deshalb keine pauschale Freigabe für deine Buchhaltung ableiten.

Dieser Beitrag behandelt die Mitnahme und die anschließende organisatorische Vorbereitung. Konkrete Aufbewahrungsanforderungen, Vorsteuerfragen und die Behandlung einzelner Ausgaben gehören in eine gesonderte Prüfung mit deiner Steuerberatung.

Was bedeutet das für BelegHelfer?

Die Änderung sagt nichts darüber aus, welche Dateiformate ein bestimmtes Produkt unterstützt. BelegHelfer ist für die Vorbereitung unterstützter PDF-Belege geplant. Ein Import beliebiger QR-Codes, Händler-Apps oder strukturierter Belegformate wird damit nicht zugesagt.

Für deine nächste Übergabe kannst du bereits den Ablauf zur Belegvorbereitung und die Monatscheckliste nutzen. Beide helfen dir auch ohne App, Originale, geprüfte Angaben und offene Fragen zusammenzustellen.